Współadministratorami Twoich danych są:
Obie spółki wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania danych (art. 26 RODO). Zasadnicza treść uzgodnień między nimi jest dostępna na żądanie.
Punkt kontaktowy we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: privacy@girlstel.com. Swoje prawa możesz realizować wobec każdego ze współadministratorów niezależnie, ale najszybciej — pisząc na ten adres.
Pobytu w przestrzeni GIRLSTEL, portalu gościa (guest.girlstel.com) wraz z kontem i czatem, oraz usług rezerwacyjnych: przechowalni bagażu, pralni i coworkingu. Strona marketingowa girlstel.com objęta jest odrębną polityką.
Danych karty płatniczej nie przetwarzamy — obsługuje je Stripe jako niezależny administrator.
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Rezerwacja, pobyt, usługi rezerwacyjne, obsługa zameldowania i wymeldowania | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy |
| Konto w portalu gościa i czat obsługi | art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Kody dostępu do drzwi i szafek | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f — bezpieczeństwo osób i mienia |
| Powiadomienia dla obsługi o rezerwacjach i zleceniach | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f — sprawna obsługa pobytu i usług |
| Obowiązki księgowe i podatkowe | art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| Bezpieczeństwo systemów, zapisy techniczne serwera, wykrywanie nadużyć | art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes |
| Zabezpieczenie, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
Kod do drzwi (6 cyfr) ustalasz sama w portalu gościa. System zapisuje go w zamkach na czas Twojego pobytu i usuwa po wymeldowaniu.
Kody do drzwi i do szafki są danymi dotyczącymi Twojego bezpieczeństwa, nie tylko prywatności. Dlatego w portalu gościa są widoczne tylko po zalogowaniu i tylko w okresie Twojego pobytu; strona zameldowania zawierająca kod jest usuwana z serwera w ciągu 7 dni od wymeldowania. Obsługa ma dostęp do kodów w zakresie potrzebnym do obsługi pobytu. Kodu nie przekazuj osobom trzecim — dostęp jest osobisty.
Konto powstaje automatycznie, kiedy pojawia się rezerwacja na Twoje dane, i daje dostęp do Twoich rezerwacji, zameldowania i czatu.
Konto, do którego nie jest przypisana żadna rezerwacja ani wiadomość, jest usuwane automatycznie: w ciągu 7 dni, jeżeli nigdy nie zostało otwarte, i w ciągu 30 dni, jeżeli było otwarte. Konto z historią rezerwacji usuwamy po 12 miesiącach od ostatniej aktywności. Usunięcie konta nie usuwa danych rozliczeniowych, które musimy przechowywać na podstawie przepisów podatkowych — o tym niżej.
W czacie prosimy wyłącznie o informacje potrzebne do obsługi pobytu. Prosimy nie przesyłać w nim danych o zdrowiu, dokumentów tożsamości ani innych danych wrażliwych — nie są nam potrzebne i nie chcemy ich przechowywać.
Rozmowę w czacie usuwamy automatycznie w całości, gdy od ostatniej wiadomości w niej minie 6 miesięcy.
Wyjątek: jeżeli z treści rozmowy lub z okoliczności wynika, że może dojść do reklamacji, sporu lub dochodzenia roszczeń, zabezpieczamy tę rozmowę i nie usuwamy jej po 6 miesiącach. Przechowujemy ją wtedy do zakończenia sprawy i przez rok po nim, a jeżeli sprawa nie zostanie wszczęta — nie dłużej niż do upływu terminu przedawnienia roszczeń. Zabezpieczona rozmowa służy wyłącznie temu celowi.
Stripe (płatności, poza naszą kontrolą — działa jako niezależny administrator), Exely (system rezerwacyjny), dostawca hostingu (serwer w Berlinie, EOG), poczta elektroniczna, pośrednicy rezerwacyjni w zakresie własnych rezerwacji.
Powiadomienia dla obsługi przesyłamy komunikatorem Telegram (Telegram Messenger Inc.). W zależności od usługi zawierają one:
Powiadomienia dotyczące coworkingu i czatu nie zawierają danych pozwalających Cię zidentyfikować — szczegóły obsługa sprawdza w systemie.
Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.
Poza tym dane pozostają w Europejskim Obszarze Gospodarczym.
| Kategoria | Okres |
|---|---|
| Dane rezerwacji i pobytu (imię, kontakt) | anonimizacja po 3 latach — okres liczony do końca roku kalendarzowego (art. 118 k.c.) |
| Dane rozliczeniowe i księgowe | 5 lat od końca roku podatkowego (art. 74 ustawy o rachunkowości, art. 86 Ordynacji podatkowej) |
| Konto w portalu gościa | 12 miesięcy od ostatniej aktywności; konto puste — 7 lub 30 dni |
| Czat | 6 miesięcy od ostatniej wiadomości, usuwanie automatyczne; rozmowa zabezpieczona na potrzeby sporu — zob. pkt 7 |
| Kod dostępu do drzwi w zamkach | do wymeldowania |
| Strona zameldowania z kodem dostępu | 7 dni od wymeldowania |
| Potwierdzenie zapoznania się z polityką | 3 lata |
| Zapisy wysyłki wiadomości i linków | 24 miesiące |
| Zapisy techniczne serwera (adres IP) | 90 dni |
| Kopie zapasowe | 7 dni lokalnie i 7 dni na serwerze zapasowym |
Dane objęte postępowaniem, reklamacją lub sporem przechowujemy do jego zakończenia i przez rok po nim, niezależnie od powyższych okresów.
Masz prawo do dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz do przenoszenia danych. Realizujemy je w terminie 30 dni od zgłoszenia na adres punktu kontaktowego.
Jedno ograniczenie, o którym mówimy wprost: danych, które musimy przechowywać na podstawie przepisów podatkowych i o rachunkowości, nie możemy usunąć przed upływem ustawowego terminu. Na Twoje żądanie ograniczamy ich przetwarzanie (art. 18 RODO) — pozostają wyłącznie na potrzeby rozliczeń i nie są używane do niczego innego.
Przysługuje Ci skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Przetwarzanie danych niezbędnych do rezerwacji i pobytu odbywa się na podstawie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a nie Twojej zgody. Zaznaczając pole w formularzu, potwierdzasz zapoznanie się z niniejszą Polityką i Regulaminem — nie wyrażasz zgody na przetwarzanie, bo w tym zakresie zgoda nie jest podstawą i jej odwołanie nie mogłoby unieważnić rezerwacji.
Datę wejścia w życie każdej wersji podajemy na początku dokumentu. O zmianach istotnych informujemy przy najbliższym kontakcie.
Niniejsza polityka dotyczy pobytu, portalu gościa i usług rezerwacyjnych. Dla strony girlstel.com (formularz kontaktowy, cookies) obowiązuje odrębna polityka: girlstel.com/polityka.